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πŸ™ˆ Ce n’est pas sexy du tout, je sais ! L’optimisation des dossiers clients en esthétique

Allô,
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Aujourd’hui, je te parle DU sujet vraiment pas sexy de notre profession. Pourtant, une fois que l’habitude d’optimiser tes dossiers clients en esthétique est en place, c’est vraiment facile de la maintenir et les résultats sont visibles très rapidement.
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Cette habitude, système, tâche, (nomme la comme tu préfères) est LA principale raison de mon succès et de celui de mes équipes. Tout commence de là !

Je sais que pour certaines esthéticiennes ce n’est pas du tout un problème, mais je pense que pour la plupart, c’est vu comme une TÂCHE supplémentaire à des journées bien trop remplies.
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Et c’est précisément pour cette raison que je tiens à aborder ce sujet ESSENTIEL.
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Essentiel pour plusieurs raisons :
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1 – Avoir cette habitude va libérer du temps dans ton horaire à long terme. (Plusieurs pensent que cela prend trop de notre temps, mais c’est faux.)

2 – Elle va faire augmenter tes revenus substantiellement.

3 – Elle va te permettre de travailler avec tes clients(es) IDÉALS(ES). (C’est motivant ça !)

4 – Elle va te permettre de faire de meilleures recommandations de produits à ta clientèle.

5 – Elle va te permettre d’être vu et reconnu comme une experte aux yeux de ta clientèle et de gagner sa confiance.

Donc, si tu fais le bilan, ça te permettra de travailler moins fort, de faire des soins que TU aimes faire, avec les clients(es) que tu préfères ET de faire plus d’argent ! 🀷🏻‍♀️ Et en plus, c’est une habitude ultra simple à mettre en place.
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T’es prête ? Je te montre en détail comment mettre en place cette habitude dont tu ne pourras plus te passer. πŸ˜ƒ

Le suivi et l’optimisation des dossiers clients en esthétique.
La gestion de tes dossiers clients améliore ton organisation, la satisfaction de tes clients(es), booste tes ventes et renforce la fidélité.
​
En gros, bien gérer l’information de tes dossiers clients quotidiennement, ça rapporte beaucoup.

Avant d’entrer dans notre sujet, j’ai une demande pour toi.
Si tu connais une ou plusieurs esthéticiennes qui peuvent bénéficier de mon infolettre, svp partage-leur ce lien : https://heleneleblond.ca/infolettre/​
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Cela représente beaucoup pour moi !
Merci à l’avance πŸ™‚
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Okey, let’s go.
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​Voici ta fiche FUTÉE hebdomadaire. β€‹
​Clique ICI pour trouver toutes mes infolettres FUTÉE au cas où tu aurais manqué les précédentes.​

Optimisation des dossiers clients
en esthétique


D’abord, ça veut dire quoi optimiser tes dossiers clients ?
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C’est simplement le processus d’organisation et de gestion efficace des informations concernant ta clientèle pour maximiser la satisfaction de chacun(e), améliorer tes recommandations, donc faire plus de ventes, et renforcer la fidélité donc avoir plus de rendez-vous et de récurrence.
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Optimiser les dossiers clients signifie :

  1. Centraliser toutes les données importantes (coordonnées, historique des soins, préférences, retours, etc.) pour y accéder rapidement et facilement.
    Tu ne veux pas avoir à chercher les notes que tu as prises dans 4 onglets différents ! πŸ™„
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  2. Personnaliser tes services et recommandations en fonction des besoins spécifiques de chaque client(e).
    ​
    Grâce à tes notes, tu peux proposer des prestations « sur mesure ».​
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  3. Analyser les informations pour identifier des opportunités de ventes ou de fidélisation.
    ​
    Les idées et commentaires faits par ta clientèle (que tu as pris en note πŸ˜‰ peuvent être utilisés pour mettre en place des promotions ou concevoir des campagnes de pub ciblées.​
    ​
  4. Simplifier le suivi et les rappels pour maintenir une communication fluide et régulière avec ta clientèle.
    Une clientèle récurrente, c’est une porte-parole de ton expertise.

C’est transformer ton travail en un outil stratégique qui te permet d’offrir une expérience client exceptionnelle tout en rendant ton travail plus simple, plus efficace et plus rentable.

Pourquoi le suivi client est-il si important ?


Un suivi structuré est la clé pour comprendre ta clientèle, anticiper ces besoins et établir un lien de confiance durable.

Il te permet de :

  • Créer des expériences personnalisées : Connaître les préférences, l’historique de soins et les besoins spécifiques de chaque client(e) te permet d’offrir des recommandations et soins sur mesure.
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  • Fidéliser ta clientèle : Un(e) client(e) qui se sent compris(e) et valorisé(e) est bien plus susceptible de revenir.
    ​
  • Augmenter tes ventes : En analysant les besoins récurrents et les opportunités, tu peux facilement proposer des produits et services complémentaires et ainsi augmenter les paniers d’achats.

6 éléments essentiels pour l’efficacité des dossiers clients en esthétique


Pour optimiser tes dossiers clients, voici les types d’informations que tu dois absolument intégrer :

  1. Informations générales : Nom, coordonnées, anniversaire, préférences de contact (texto, appel, courriel).
    ​
  2. Historique des soins : Date, type de soin réalisé, résultats observés.
    ​
  3. Produits achetés : Date d’achat, fréquence de renouvellement, préférences, retours.
    ​
  4. Observations sur la peau : Types de peau, problèmes rencontrés, photos avant/après (si possible).
    ​
  5. Recommandations : Conseils de soins et de produits à donner lors des rendez-vous précédents, ceux discutés à la visite même et aussi ceux dont tu as discuté pour les rendez-vous à venir. J’appelle cette méthode le AVANT-PENDANT-APRÈS.
    ​
  6. NOTES PERSONNELLES : Toutes informations concernant personnellement la personne, ses vacances à venir, le mariage de sa fille, une maladie, des rénos de sa maison, des achats importants, un nouveau hobby, TOUT.
    ​
    Cela te permet de toujours avoir un sujet de discussion avec elle, mais surtout de beaucoup mieux comprendre les besoins de la personne en plus de lui faire savoir que tu t’intéresses vraiment à elle. La personne réalisera que ton service est TRÈS personnalisé.
    ​
  7. Suivi post-soin : Retours des clients(es), satisfaction, éventuelles sensibilités ou réactions.

Comment organiser ces informations ?


Cette portion est importante parce que tu veux que l’entrée des données soit simple, facile d’accès et rapide.
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Conseils pratiques pour structurer tes dossiers clients en esthétique :

  • Classement numérique : Opte pour des fichiers numériques accessibles sur une plateforme sécurisée.
    Cela évite les pertes et facilite la recherche.
    ​
    Tu peux trouver des systèmes gratuits sur le marché et si ta banque de données est petite tu peux même commencer avec des Google doc.
    ​
    Cependant, je te conseille de prévoir quand même à long terme, avoir à déplacer des informations d’une plate-forme à une autre n’est pas toujours simple.
    ​
    Le mieux est de commencer avec une plate-forme gratuite qui te permet d’évoluer au fur et à mesure que tes moyens financiers te le permettent.
    ​
  • Catégorisation : Segmente tes clientes par type de soin ou fréquence de visite avec des dossiers de couleurs différentes pour les cibler plus efficacement.
    ​
  • Mise à jour régulière : Prends l’habitude de compléter tes dossiers après chaque visite.

Voici une liste d’outils à classement numérique pour t’aider à optimiser tes dossiers clients


Évidemment, tu peux choisir d’autres systèmes.
Le plus important, c’est de travailler de façon à ce que ce soit accessible et facile pour toi.

  • ​Phorest Salon Software : Un outil conçu pour les salons et instituts, qui intègre la gestion des dossiers, les rendez-vous, et le suivi des ventes.
    ​
  • ​Go Rendezvous : Une plateforme québécoise qui simplifie la gestion des rendez-vous et des dossiers clients. Avec la réservation en ligne 24/7, les rappels automatisés et l’historique centralisé, elle t’aide à offrir un suivi personnalisé tout en optimisant ton organisation.
    ​
  • ​Meevo : Une plateforme intuitive qui te permet d’automatiser le suivi client et de mieux organiser tes données.
    ​
  • ​Fresha : Idéal pour les petites cliniques, avec des fonctionnalités de réservation, de gestion client, et de rappels.
    ​
  • ​Ikosoft Une plateforme de gestion spécialement conçue pour les salons de beauté, les spas, et les instituts esthétiques. Elle est particulièrement reconnue pour son logiciel phare, Merlin.

Plan en 5 étapes pour démarrer ta gestion de dossiers

  1. Centralise tes données : Rassemble toutes tes informations dans un seul et même outil.
    ​
  2. Garde du temps : Il est vraiment important que tu prévoies du temps à ton arrivée au travail pour examiner tes dossiers et les évaluer et aussi à chacun de tes rendez-vous pour bien remplir tes notes et recommandations. Je dirais 15 minutes à ton arrivée et 5 à 10 minutes par rendez-vous.
    ​
  3. Standardise tes fiches clients : Utilise un modèle uniforme pour chaque client(e). Cela te permettra de faire des évaluations plus rapidement. Pense même à te créer des « templates » afin de pouvoir dupliquer tes recommandations écrites remises à ta clientèle plus facilement et de les acheminer dans leur dossier client.
    ​
    Ex. : Bonjour …….,
    ​
    Voici ta nouvelle routine beauté dont nous avons discuté pendant ton soin :
    ​
    Matin :
    – nettoyer…
    – Appliquer la lotion…
    – Appliquer le sérum … et la crème…
    – Penser à la protection solaire
    Soir :
    – nettoyer…
    – Appliquer la lotion…
    – Appliquer le sérum … et la crème…
    ​
    Soins spécifiques : Faire ton exfoliant …. 2 x semaine, …etc
    ​
    Recommandation de soin à faire pour notre prochain rendez-vous dans 6 semaines et les suivants…
    ​
    Si tu as des questions, n’hésite pas à me contacter au : ……
    ​
    Merci et à très bientôt,
    helene
    ​
  4. Analyse tes données : Identifie les tendances pour anticiper les besoins de ta clientèle.
    Révise tes dossiers régulièrement.
    Prends la peine de te questionner et de vérifier tes données :
    – Qui pourrais-je contacter pour offrir cette nouveauté ?
    – Qui n’a pas renouvelé ses rendez-vous ?
    – Qui serait intéressé par cette cure de soins à cette période de l’année ?
    – etc
    ​
  5. Agis : Planifie des campagnes de rappel ou de promotion ciblées pour solliciter ta clientèle avec confiance.

Libère ton potentiel !

Je te disais au début de cette infolettre que l’optimisation de dossiers clients n’était pas sexy, mais je te promets qu’une fois que tu as pris l’habitude de le faire, de garder un petit 5 minutes à chaque rendez-vous et un petit 15 minutes à ton arrivée au travail pour maximiser le tout, tu seras surprise des résultats !
​
Tu trouveras cette habitude, tâche beaucoup plus sexy en constatant la différence sur ton achalandage et surtout tes revenus ! πŸ’°
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Je te demande de considérer tes suivis client comme une opportunité de croissance.
​
Avec un système structuré et des outils adaptés, il devient facile de garder contact avec ta clientèle, de proposer des solutions personnalisées et de renforcer leur attachement à TON expertise.

Avant de te quitter, je t’ai préparé un exemple de fiche client optimisée.
​

Fiche client optimisée

Informations générales

  • Nom complet :
  • Date de naissance :
  • Coordonnées : (téléphoneemail, adresse) Très important β—️
  • Préférences de contact : (texto, courriel, appel)
  • Réseaux sociaux : (facultatif)

Historique des Soins

– Date
– Type de soin
– Objectif visé
– Résultats

État de la peau et observations

  • Type de peau : (Normal, mixte, grasse, sèche, sensible)
  • Problèmes identifiés : (acné, rougeurs, rides, tâches pigmentaires, etc.)
  • Allergies ou sensibilités :
  • Zone(s) à traiter en priorité :

Produits utilisés

– Date d’achat
– Produits recommandés
– Quantité
– Fréquence d’utilisation
– Feedback de la cliente

Recommandations et discussions

  • Soins suggérés :
    1. Exemple : Microdermabrasion – 3 séances pour affiner le grain de peau.
    2. Exemple : Peeling acide glycolique – 1 séance/mois traitement des taches pigmentaires
  • Produits conseillés (exemples):
    1. Sérum … – Appliquer matin et soir.
    2. Crème solaire SPF 50 – Usage quotidien.

Suivi et Rappels

Date de suivi :
Méthode :
Commentaires :
Retours :

Photos Avant / Après (hautement recommandé, mais facultatif)

  • Avant : Insérez une photo (si autorisé).
  • Après : Insérez une photo (si autorisé).

Optimisation

  1. Statut client : (Active, en pause, à rappeler)
  2. Fréquence des visites recommandée : (aux 4,6 ou 8 semaines)
  3. Notes diverses et personnelles (occasions ou événements importants à se rappeler, cure à proposer dans plus de 4 mois, etc.

Conseils pour l’utilisation de la fiche de suivi

  • Mettre à jour après CHAQUE rendez-vous.
  • Identifier les clients(es) à suivre pour des rappels ou promotions.
  • Créer des segments (par type de soin ou fréquence) pour tes campagnes promotionnelles.

C’est tout pour aujourd’hui !
​
N’hésite pas à me poser tes questions.
Clique « répondre » à ce courriel, c’est vraiment un plaisir de pouvoir t’aider !

Si tu ne l’as pas déjà, télécharge ma ressource GRATUITE : Ton Guide : AUGMENTE tes VENTES et RÉSERVATIONS de SOINS VISAGE β€‹
​
Ce guide te donne plusieurs trucs et astuces que tu peux mettre en place tout de suite pour augmenter tes ventes de produits et ton rebooking de rendez-vous.
​
À très bientôt !

helene

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